1. Voditelj obrade
Hrvatska agencija za poljoprivredu i hranu ( u nastavku HAPIH) je specijalizirana javna ustanova u području poljoprivrede, hrane i ruralnog razvoja.
Ulica Kardinala Alojzija Stepinca 17, 31000 Osijek, e-mail: rh.hipah@akatadop.hinboso.atitsaz
2. Podaci o službeniku za zaštitu podataka
HAPIH je imenovao službenika za zaštitu osobnih podataka kojem se možete obratiti ako imate pitanje ili nedoumice o tome kako se postupa s vašim osobnim podacima i kako se upotrebljavaju.
TEL: 385-99-437-2790, e-mail: rh.hipah@akatadop.hinboso.atitsaz
3. Svrha obrade podataka i pravni temelj
Osobne podatke koji su nužni u svrhu izvršavanja službenih zadaća i ovlasti HAPIH obrađuje temeljem Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Pravna osnova za obradu osobnih podataka definirana je odredbom članka 6. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka i na razini HAPIH-a se u ovisnosti o konkretnoj situaciji primjenjuju: privola, ugovor, zakon ili pod zakonski akt, službena ovlast, javni interes i legitimni interes.
HAPIH prikuplja i obrađuje osobne podatke radi obavljanja službenih dužnosti i to:
- od pravnih i fizičkih osoba ili tijela javne vlasti radi obavljanja poslova iz djelokruga rada propisanog Zakonom o Hrvatskoj agenciji za poljoprivredu i hranu, (organigram, telefonski imenik i kontakt podaci odgovornih osoba )
- od djelatnika i članova njihovih obitelji te osoba na stručnom osposobljavanju radi izvršavanja obveza poslodavca prema djelatnicima/ osobama na stručnom osposobljavanju,
- od kandidata na javnim natječajima i oglasima za zapošljavanje te javnim pozivima za stručno osposobljavanje radi provedbe navedenoga,
- od svih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju radi izvršavanja obveza koje proizlaze iz poslovne suradnje,
- od korisnika usluga radi izvršavanja zakonskih i ugovornih obaveza,
- putem videonadzora radi zaštite osoba i imovine
- putem GPS sustava radi zaštite osoba i imovine
- putem pristupa bazama podataka u kojima HAPIH djeluje u svojstvu voditelja obrade ili zajedničke obrade podataka ili izvršitelja obrade
HAPIH poštuje privatnost i štiti osobne podatke, korisnika usluga, djelatnika, kandidata na javnim natječajima/oglasima/javnim pozivima kao svih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju te čije osobne podatke prikuplja i obrađuje u obnavljanju svojih službenih dužnosti.
Svi djelatnici koji imaju pristup povjerljivim podacima potpisuju Izjavu o povjerljivosti. Izjave o povjerljivosti pohranjena su na posebno zaštićen način kod Službenika za zaštitu osobnih podataka, osim u slučaju kada je temelj postupanja jedna illi više međunarodnih normi (ISO 17025, ISO 17065 itd) u kojima je propisana obveza potpisivanja izjave o povjerljivosti koja se u takvim slučajevima čuva kod odgovorne osobe na razini ustrojstvene jedinice, a svako neovlašteno raspolaganje osobnim podacima predstavlja povredu radne obveze.
3.1. Obrada osobnih podataka od pravnih i fizičkih osoba ili tijela javne vlasti
Radi obavljanja poslova iz djelokruga rada propisanog Zakonom o Hrvatskoj agenciji za poljoprivredu i hranu HAPIH provodi obradu osobnih podataka u ovisnosti o specifičnoj situaciji na temelju privole, ugovora, zakona ili pod zakonskog akta, službene ovlasti, javnog interesa i legitimnog interesa.
3.2. Obrada osobnih podataka djelatnika i članova njihovih obitelji te osoba na stručnom osposobljavanju
Obrada osobnih podataka djelatnika i osoba na stručnom osposobljavanju provodi se radi izvršavanja obveza HAPIH -a kao poslodavca prema tim osobama.
Obradu osobnih podataka članova obitelji djelatnika provodi se u onoj mjeri u kojoj je to nužno, radi izvršavanja obveza HAPIH-a kao poslodavca prema djelatniku u skladu s propisima te pravima utvrđenim Kolektivnim ugovorom za državne službenike i namještenike.
3.3. Obrada osobnih podataka kandidata na javnim natječajima/oglasima/javnim pozivima
Osobne podatke kandidata na javnim natječajima i oglasima za zapošljavanje te javnim pozivima HAPIH obrađuje isključivo radi njihove provedbe.
Pristup osobnim podacima navedenih kandidata imaju isključivo osobe uključene u provedbu pojedinog javnog natječaja, oglasa ili javnog poziva (članovi komisije, službenici ustrojstvene jedinice nadležne za ljudske potencijale koji sudjeluju u njihovoj provedbi.)
Svi kandidati na javnim natječajima, oglasima ili javnim pozivima imaju pravo uvida u osobne podatke izabranog kandidata koji se odnose na uvjete iz javnog natječaja, oglasa ili javnog poziva.
Obavijesti kandidatima ( testiranje, intervju itd) ne sadržavaju osobne podatke kandidata.
3.4. Obrada osobnih podataka osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju radi izvršavanja obveza koje proizlaze iz poslovne suradnje
Osobni podaci osoba s kojima se ostvaruje poslovna suradnja ( vanjski suradnici putem ugovora o djelu, studenti, pružatelji usluga itd) obrađuju se isključivo radi izvršavanja obveza koje proizlaze iz poslovne suradnje( ugovora i sporazuma).
3.5. Obrada osobnih podataka korisnika usluga radi izvršavanja zakonskih i ugovornih obaveza
HAPIH obrađuje osobne podatke korisnika usluga radi : izvršavanja zakonskih i ugovornih obaveza, sudjelovanja u istraživanju o zadovoljstvu korisnika usluga, slanja poziva na konferencije koje organizira i za predstavnike medija, radi promotivnih aktivnosti(slanja informacija o događanjima) slanja objava itd.
3.6. Obrada osobnih podataka putem videonadzora
Obrada osobnih podataka putem videonadzora na razini HAPIH-a regulirana je Pravilnikom o videonadzoru (KLASA:011-03/25-01/2, URBROJ: 396-03-2/02-25-1)
3.7. Putem pristupa bazama u kojima hapih djeluje u svojstvu izvršitelja obrade, zajedničke obrade ili voditelja obrade
Obrada osobnih podataka putem pristupa bazama provodi se u ovisnosti o vrsti baze i organizacijskoj ulozi Hrvatske agencija za poljoprivredu i hranu na temelju : legitimnog interesa i/ili privole, službenih ovlasti.
4. Korištenje kolačića (cookies)
Kako bi HAPIH korisnicima i posjetiteljima pružila optimalno korištenje svoje internetske stranice, HAPIH upotrebljava tzv. „kolačiće“ (eng. cookies) i/ili druge uobičajene tehnike (dalje: kolačići) koje prikupljaju određene podatke korisnika (npr. IP adresa s koje se pristupa internetskoj stranici, vrijeme spajanja, itd.). Prilikom prvog posjeta internetskoj stranici HAPIH i korisnik dobiva sljedeću informaciju: „Korištenjem stranice www.hapih.hr pristajete na uporabu kolačića (eng. cookies). Blokiranjem kolačića i dalje možete pregledavati stranicu, ali neke njezine funkcionalnosti Vam neće biti dostupne.“ Informacije o tome što su kolačići i čemu služe korisnik može dobiti ako otvori poveznicu „Više o kolačićima“ u nastavku prikazane obavijesti. Na temelju tih informacija korisnik pri posjetu internetskoj stranici daje ili uskraćuje svoju privolu za upotrebu kolačića. Postavke kolačića mogu se kontrolirati i konfigurirati u internetskom pregledniku.
5. Načela obrade osobnih podataka
HAPIH obrađuje osobne podatke u skladu sa sljedećim načelima obrade:
5.1. Načelo zakonitosti
Svaka obrada osobnih podataka koju HAPIH provodi u svojstvu voditelja obrade i/ili izvršitelja obrade mora imati pravnu osnovu iz odredbe članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka. Prije provođenja obrade HAPIH utvrđuje pravnu osnovu, a obradu provodi sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka i posebnim uvjetima za obradu posebnih kategorija osobnih podataka kada je to primjenjivo.
5.2. Načelo poštenosti
Poštenost obrade zahtijeva da svaka obrada osobnih podataka mora biti poštena prema pojedincu čiji se osobni podaci obrađuju te ne smije biti neopravdano štetna, neočekivana ili obmanjujuća. Obrada osobnih podataka uvijek mora biti poštena i zakonita. HAPIH s osobnim podacima postupa na način kako ispitivane osobe razumno očekuju te podatke ne smije upotrebljavati tako da imaju neopravdane negativne učinke. HAPIH informira ispitanike (fizičke osobe) o vrstama osobnih podataka koji se obrađuju, svrsi obrade, pravima koja ima te kako ih može ostvariti, rizicima obrade, poduzetim mjerama za ublažavanje tih rizika itd.
5.3. Načelo transparentnosti
HAPIH pojedincima pruža informacije o obradi njihovih osobnih podataka u sažetom, lako dostupnom, razumljivom, jasnom i jednostavnom jeziku. Pružanje informacija provodi se prije prikupljanja osobnih podataka i nakon prikupljanja, odnosno kada god dođe do bilo kakvih promjena u postupku obrade.
5.4. Načelo ograničenja svrhe
Osobni podaci se u HAPIH-u prikupljaju u određene, izričite i zakonite svrhe koje su utvrđene u trenutku prikupljanja osobnih podataka i ne smiju se dalje obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama. Svrha obrade podataka definirana je prije početka obrade podataka.
HAPIH može provoditi daljnju obradu u svrhe arhiviranja u javnom interesu, znanstvenog ili povijesnog istraživanja te u statističke svrhe jer se one ne smatraju nespojivima s početnim svrhama, pri čemu se uspostavljaju dodatne zaštitne mjere.
5.5. Načelo smanjenja količine podataka
HAPIH prikuplja i obrađuje samo osobne podatke koji su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno za svrhe u koje se obrađuju.
Pravo na brisanje osobnih podataka izravno je odraz načela smanjenja količine prema kojem osobni podaci moraju biti ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se podaci obrađuju – ako podaci nisu nužni u svrhe u koje voditelj obrade obrađuje, voditelj obrade ne bi trebao obrađivati osobne podatke.
5.6. Načelo točnosti
HAPIH osigurava točnost i prema potrebi, ažuriranost osobnih podataka. Djelatnici koji postupaju s osobnim podacima poduzimaju sve razumne korake kako bi osigurali da se osobni podaci koji su netočni bez odgode izbrišu ili isprave, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, pri čemu se točnost odnosi i na temeljna prava ispitanika: pravo na brisanje (pravo na zaborav) i pravo na ispravak.
5.7. Načelo ograničenja pohrane
HAPIH čuva osobne podatke, u obliku koji omogućuje identifikaciju pojedinaca, ne dulje nego što je potrebno za svrhe u koje se osobni podaci obrađuju.
Osobni podaci pohranjuju se na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo za: svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i sve dok postoje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu prava i sloboda pojedinca.
Rokovi pohrane i brisanja podataka, odnosno zadržavanja propisani su Pravilnikom o zaštiti o čuvanju javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva.
5.8. Načelo cjelovitost i povjerljivost
HAPIH obrađuje osobne podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća razina sigurnosti i povjerljivosti osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade i od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja. S ciljem primjene ovog načela i osiguranja odgovarajućih mjera koje na primjeren način štite od slučajne ili namjerne štete, gubitka ili širenja osobnih podataka, HAPIH poduzima i odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere.
5.9. Načelo pouzdanosti
HAPIH osigurava poštivanje načela zaštite podataka i odredbi Opće uredbe o zaštiti podataka, ima uspostavljene odgovarajuće postupke i evidencije za dokazivanje usklađenosti. Primjenom Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka gradi se odnos povjerenja na svim razinama poslovanja.
6. Prava ispitanika
Za ostvarivanje svojih prava možete nam se obratiti pisanim putem ili putem elektroničke pošte koristeći naše kontakt podatke koji su navedeni na sljedećoj poveznici: https://www.hapih.hr/o-nama/ostvarivanje-prava-na-pristup-informacijama/
Vaša prava su:
- Pravo na pristup osobnim podacima
- Pravo na ispravak osobnih podataka
- Pravo na brisanje (iznimke vezane uz ostvarivanje navedenog prava predviđene su člankom 17. stavkom 3. Opće uredbe)
- Pravo na ograničavanje obrade osobnih podataka
- Pravo na prigovor
7. Ustupanje osobnih podataka
Vaše osobne podatke možemo proslijediti na korištenje pružateljima informatičko-komunikacijskih rješenja i usluga koji djeluju kao izvršitelj obrade. S navedenim izvršiteljima obrade sklopili smo ugovore u kojima je detaljno propisano postupanje s osobnim podacima, stoga isti nisu u mogućnosti obrađivati Vaše osobne podatke bez našeg naloga i prosljeđivati ih trećim stranama.
HAPIH posluje sukladno propisima i u slučaju potrebe ustupiti će osobne podatke nadležnim institucijama.
8. Mjere zaštite osobnih podataka
Provode se odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za omogućivanje učinkovite primjene načela zaštite podataka, kao što je smanjenje količine podataka te uključenje zaštitnih mjera u obradu osobnih podataka.
HAPIH poduzima tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.
Osobne podatke koji se odnose na maloljetne osobe HAPIH prikuplja i dalje obrađuje u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i uz posebne mjere zaštite propisane posebnim zakonima.
Tehničke mjere zaštite u odnosu na neovlašten pristup HAPIH osigurava se kroz pohranjivanje papirnate dokumentacije u registratorima i zaključanim ormarima, dok se podaci u računalu zaštićuju dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženim za obradu podataka te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.
9. Postupanje u slučaju povrede osobnih podataka
U slučaju povrede osobnih podataka HAPIH bez nepotrebnog odgađanja i ako je to izvedivo, najkasnije 72 sata nakon spoznaje o toj povredi izvještava Agenciju za zaštitu osobnih podataka o povredi osobnih podataka , osim ako nije vjerojatno da će se povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinca.
Ako izvješćivanje ne provede unutar 72 sata, HAPIH mora u navedenoj obavijesti navesti razloge za kašnjenje.
U slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, HAPIH bez nepotrebnog odgađanja obavještava ispitanika o povredi osobnih podataka.
HAPIH nije dužan obavijestiti ispitanike o povredi osobnih podataka ako je ispunjen bilo koji od sljedećih uvjeta:
- ako je HAPIH j poduzeo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite na osobne podatke pogođene povredom, posebno one koje osobne podatke čine nerazumljivim bilo kojoj osobi koja im nije ovlaštena pristupiti, kao što je enkripcija
- ako je HAPIH poduzeo naknadne mjere kojima se jamči da više nije vjerojatno da će nastaviti visok rizik za prava i slobode ispitanika
- ako bi se time zahtijevao nerazmjeran napor. U takvu slučaju HAPIH javno obavještava ili poduzima sličnu mjeru kojom ispitanike obavještava na jednako djelotvoran način.
10. Vremensko razdoblje čuvanja osobnih podataka
Osnovni podaci čuvaju se sukladno Pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom Hrvatske agencije za poljoprivredu i hranu do roka ispunjenja svrhe njihove obrade.
11. Promjene politike privatnosti
Politiku privatnosti redovito ažuriramo kako bi bila točna i ažurna te zadržavamo pravo promjene sadržaja iste ako smatramo da je to nužno. O svim izmjenama i dopunama bit ćete pravovremeno informirani putem naše internetske stranice u skladu s načelom transparentnosti.